Word Bagian 2 : Link Excel dengan Word

Seringkali pada saat membuat dokumen Excel kita ingin menambahkannya pada dokumen Word. Namun masalah yang terjadi adalah pada saat kita meng-update file Excel maka kita harus meng-copy kembali. Sebenarnya Word sendiri menyediakan fitur untuk mengatasi hal tersebut. Cara yang baik untuk menghubungkan cell yang ada di file excel ke word adalah sebagai berikut.

1.      Buka file word dan excel yang dibutuhkan.

2.      Blok cell pada dokumen excel yang akan dimasukkan pada dokumen word.

3.      Copy-kan range cell tersebut dengan cara klik kanan-copy atau Ctrl+C.

4.      Sekarang pindah ke dalam dokumen word untuk di-paste.

5.      Klik Home-Paste-Paste Special… 

6.      Pilih Paste link-Microsoft Excel Worksheet Object-OK. 

Word Bagian 1 : Membuat Password Dokumen

Terkadang kita memiliki suatu dokumen yang ingin kita proteksi dari orang lain. Salah satu cara mudahnya adalah dengan memberikan password pada dokumen kita sehingga orang lain baru dapat membuka atau mengedit dokumen tersebut jika mengetahui  password dari dokumen yang dimaksud. Microsoft Word merupakan tools yang sering digunakan untuk pembuatan dokumen. Oleh karena itu, penulis bermaksud menjelaskan bagaimana kita dapat membuat atau memberi password dokumen pada Microsoft Word. Langkah-langkah membuat password :

1.      Aktifkan dokumen yang akan diberi password.

2.      Buka menu File Save as

SOP (Standard Operating Procedure)

Menurut Priyadi (1996), prosedur adalah cara tertulis yang ditentukan untuk melaksanakan suatu kegiatan oleh bagian atau personel. Penggunaan SOP bertujuan untuk mengatur aliran kegiatan tertentu oleh bagian atau personil. Oleh sebab itu, SOP dibutuhkan untuk membantu aktifitas organisasi atau kerja dalam suatu industri.

Penyusunan SOP harus jelas, singkat, sistematis, menggunakan bahasa sehari-hari, mudah dimengerti, tidak bermakna ganda, mempunyai urutan dan teknis, urutan prosesnya logis, rujukan penanggung jawab ditujukan kepada jabatan, dan penggunaan diagram alir untuk menjelaskan secara umum (Chatab, 1996). Oleh sebab itu, penyusunan SOP harus disesuaikan dengan pengguna SOP sehingga dapat dengan mudah dipakai dan diterapkan oleh pengguna SOP.

Service Desk

Service desk adalah unit fungsional yang bertanggung jawab untuk menangani berbagai insiden layanan, yang biasanya diimplementasikan melalui panggilan telepon, web interface, atau jenis pelaporan lainnya. Dengan permasalahan yang telah diungkapkan sebelumnya diharapkan dengan adanya service desk maka akan lebih mengoptimalkan layanan teknologi informasi dalam mendukung bisnis perusahaan.

Tujuan utama dari Service Desk adalah untuk mengembalikan ‘normal service’ kepada para pengguna secepat mungkin. Normal service disini adalah layanan sesuai dengan Service Level Agreement (SLA). Tanggung jawab service desk akan mencakup:

1)    Mencatat/merekam semua kejadian/permintaan layanan yang relevan, lalu mengkategorisasi dan memprioritaskan kejadian/permintaan tersebut.

2)      Sebagai first-line investigasi dan diagnosis insiden

3)      Mampu menyelesaikan incident atau service request

4)   Mempercepat waktu yang digunakan dalam menyelesaikan insiden / permintaan layanan yang diterima

5)      Menutup semua insiden, permintaan dan panggilan lainnya yang telah diselesaikan

6)      Melakukan callback/survey terhadap kepuasan customer atau user

7)     Komunikasi dengan customer, menjaga agar customer mengetahui informasi mengenai kemajuan penanganan insidennya, memberitahu customer jika akan ada perubahan atau penghapusan layanan

IT Infrastructure Library Versi 3 (ITILv3)

Best practice dalam implementasi ITSM (IT Service Management) adalah IT Infrastructure Library (ITIL). Yang dimaksud best practice disini adalah praktek manajemen layanan ITIL merupakan pengalaman pembelajaran dan kepemimpinan terbaik penyedia layanan teknologi informasi. ITIL ini merupakan public framework yang digunakan sebagai panduan dalam implementasi IT Service Management. ITIL bukan standarisasi dari IT Service Mangement di perusahaan. Standarisasinya adalah ISO 20000.

Versi ITIL yang dibahas dalam tulisan ini adalah ITIL versi 3. Layanan teknologi informasi bukan lagi menjadi support bisnis melainkan terintegrasi dengan bisnis. Dalam ITIL versi 3 ini layanan teknologi informasi dipandang sebagai sebuah suatu siklus layanan yang menggambarkan terus menerus dilakukannya improve layanan teknologi informasi demi menghasilkan value untuk perusahaan. Yang di-improve adalah prosesnya. Jadi, bukan membicarakan bagaimana menstrukturisasi organisasi tapi lebih ke penekanan role-nya saja.

IT Service Management

Disini saya akan mencoba menjelaskan mengenai Manajemen Layanan Teknologi Informasi berdasarkan yang saya baca. Konsep ini bermanfaat untuk seseorang yang terlibat dalam operasional layanan teknologi informasi dalam perusahaan.

Sebuah layanan adalah mengenai bagaimana memberikan value kepada customer dengan memfasilitasi hasil yang customer ingin capai tanpa kepemilikan biaya dan resiko spesifik  (Office of Government Commerce (OGC), 2007). Customer disini dapat berupa Customer eksternal ataupun Customer internal. Sebagai contoh dalam pengelolaan layanan teknologi informasi pada sebuah bank, customer-nya bisa seorang nasabah (yang menerima layanan internet banking), bisa juga pegawai bank itu sendiri. Sebenarnya banyak definisi mengenai layanan, tetapi konsep dasarnya adalah bagaimana memberikan value tak peduli bagaimana suatu perusahaan memilih untuk mendefinisikan layanan. Value disini berdasarkan perspektif customer dapat dilihat dari segi penggunaan/fungsionalitas (performansi) dan jaminan (availability, continous, security, capacity) layanan.